Ø LE CONTROLE DE GESTION OPERATIONNEL

Contrôle budgétaire, suivi des coûts de structures, section budgétaire, analyse des écarts, délégation budgétaire, comptabilité analytique, nature de dépense, axes analytiques,                                                       THIONNET

 

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  6. SUIVI DES COÛTS DE STRUCTURES

 

Le suivi des coûts de structures s’appuie sur les données de la comptabilité générale qui sont organisées en axes par la mise en place d’une comptabilité analytique. Contrairement à une gestion de flux, c’est un processus qui est assez simple à mettre en œuvre car il est relativement normé.

Les dépenses réelles sont comparées au budget mais aussi à l’exercice précédent.

 

6.1. Principes généraux

A minima deux axes d’analyse sont nécessaires :

Ø un axe pour les natures de dépenses

Ø un axe pour les sections budgétaires

Pour les natures de dépenses on peut avoir un système miroir des comptes comptables (ou système ‘un pour un’). Les comptes analytiques correspondent alors aux natures de la comptabilité générale, à l’exception toutefois des comptes de salaires et charges qui devront être regroupés sur deux comptes analytiques pour éviter d’encombrer la balance analytique des nombreux comptes issus des interfaces de paye.

Lorsque le support informatique le permet, d’autres axes peuvent être créés pour hiérarchiser les données et en particulier les sections budgétaires qui doivent âtre calquées sur l’organisation d’une société. De même les sections peuvent s’organiser autour des lignes du P&L de gestion :

 

 

Il est possible également de créer d’autres axes d’analyses pour gérer des projets :

·        des lancements de produits

·        des projets de développement

·        des ‘task forces’ diverses

·        ou encore des chantiers…

 

De même il est aussi envisageable de réaliser des suivis transversaux soit en rajoutant des axes (ou codes catégories) et/ou en croisant les axes :

·        suivi des coûts liés à l’environnement (frais de fonctionnement de station d’épuration, enlèvement des déchets, redevances agence de bassin…)

·        suivi des coûts d’énergie tous sites

·        suivi des coûts de maintenance (fournitures, entretien, gros entretien, prestations…)

·       

 

Un système multidimensionnel (ou BI : Business Intelligence) permettra de naviguer facilement dans cet ensemble grâce en particulier à l’utilisation des fonctions de ‘Drill down’ et ‘Bottom up’ (cf. chapitre 7 : les outils du contrôle de gestion)

 

6.2. Le contrôle bugétaire à partir d’une balance de comptabilité générale

Avant d’aborder des exemples relativement aboutis de contrôle budgétaire mettant en œuvre les principes évoqués au paragraphe précédent, nous souhaitons indiquer qu’il est néanmoins possible d’assurer un suivi des dépenses de structures à partir d’une extraction sous Excel d’une balance générale. Au préalable, il conviendra d’aménager le plan de comptes afin de le rendre plus analytique. Cette méthode peut être appliquée dans les petites sociétés dont l’organisation est relativement simple.

L’exemple ci-dessous correspond à des extraits d’une balance générale de type ‘compta anglosaxonne’ :

 

 

Le plan de comptes est plus détaillé au niveau des comptes de charges ; on notera également que des sous-comptes sont créés pour les salaires et les charges associées de chaque employé, ce qui a naturellement une limite. On pourrait aussi créer des sous-comptes de salaires et de charges par services. En cas de besoin l’analyse des données de paie permettra de descendre au niveau du salarié

 

Deux axes d’analyse ont été créés sous Excel grâce à la mise en place d’une table de correspondance dans une autre feuille de calcul. La fonction ‘RECHERCHEV’ permet de lier la codification au numéro de compte comptable :

 

Un premier axe permet d’associer les comptes aux lignes du compte de résultat de gestion (P&L item) qui donne une meilleure lecture de l’organisation de la société. Ainsi GOV (General Overheads) correspond aux frais généraux administratifs, SALES DEP correspond aux frais généraux commerciaux…

Un second axe est relatif aux natures de dépenses et permet en particulier de regrouper les comptes de salaires (sal), de charges patronales (chsal), de frais de déplacements (travelexp)…

 

D’autres axes d’analyse pourraient être ajoutés, en particulier un axe employé pour isoler, dans cet exemple, les coûts salariaux par personne.

 

En utilisant les fonctions de filtres et les tableaux croisés dynamiques d’Excel, il est alors possible d’obtenir des niveaux de synthèses exploitables. Il est également possible de croiser les données avec les coûts historiques (balance de l’année précédente - cf. tableau ci-dessous) ou encore un budget.

 

Le tableau Excel, joint en annexe, fait également apparaître une colonne de correspondance avec un plan de compte français. Cette colonne est prévue pour les besoins de la consolidation financière mais permet aussi à une personne non habituée à la présentation de type anglo-saxonne de retrouver ses repères.

 

 

A titre d’exemple, Le tableau croisé dynamique (ci-dessous) permet d’isoler et de comparer les charges par nature entre deux exercices (FY). Deux étiquettes de données placées en filtre vont assurer une navigation par services (Department) et salariés (Staff).

 

                                          

 

Le modèle retenu correspond à une société de négoce organisée autour des services suivants (‘Department’) :

Direction commerciale

Direction Marketing

Service Supply Chain

Services administratifs

 

 A ce niveau il serait aussi possible d’intégrer les données d’un budget à condition que celui-ci soit élaboré sur la base du plan de comptes, ce qui peut être un peu contraignant par certains côtés.

 

Cette façon d’aborder le suivi des coûts de structures a évidemment des limites, Excel ne pouvant en aucun cas se substituer à un véritable système de comptabilité budgétaire. Mais c’est aussi une question de moyens.

 

6.3. Suivi des dépenses des frais de structures à partir d’un système ERP/BI

           

            6.3.1. Organisation de l’information

 

Un logiciel de comptabilité générale et analytique formaté selon les normes françaises présentera des masques de saisie permettant d’imputer les charges (et produits) par :

Ø société

Ø département (s’il y a lieu)

Ø site (s’il y a lieu)

Ø section budgétaire

Ø nature de dépense (compte – sous compte)

Des axes d’analyses (parfois appelés Chapitres) seront pré-paramétrés non modifiables, pré-paramétrés modifiables ou encore à imputer en fonction des situations. Les associations sociétés, comptes, sections… sont autorisées ou non selon les besoins. Ceci permet d’éviter de retrouver certaines natures de dépenses dans des sections budgétaires ou elles n’auraient rien à y faire : des dépenses de maintenance dans la Direction Générale ou des coûts publi-promos dans les charges d’une usine à titre d’exemple.

 

 

Dans un ERP l’ensemble de ces notions sont regroupées sous un seul compte à l’exception des axes (ou codes catégories) qui sont pré-paramétrés selon les comptes et les BU (business unit = section). Ces codes catégories (CC) vont permettre de structurer l’information en vue de la restituer selon les formats correspondant aux besoins d’analyse d’une société.

D’autres axes d’analyse appelés parfois ‘sous-livres’ permettent une imputation directe, ils sont en particulier utilisés pour les projets transversaux, la gestion des frais de déplacements par matricule, la gestion des parcs de véhicules…etc

 

 

C’est donc bien l’ERP qui est le cœur du système et qui structure les données. D’un point de vue informatique, le système BI (business intelligence) ne fait que récupérer et stocker l’information. Mais le BI fait ce que ne font pas les ERP, il facilite l’accès à l’information. Si l’ERP produit, le BI assure ‘la vente’.

 

Le schéma ci-dessous reprend, de façon synthétique, l’organisation générale du couple ERP/BI. En bas de document sont indiquées les possibilités d’extraction ou d’interrogation des données :

 

 

On peut parfois s’étonner du manque évident de possibilité de restitution des ERP ; en standard même une simple balance n’est pas proposée. Heureusement, outre les interrogations écran, les ERP sont aussi équipés de générateur d’état. En outre il est aussi possible de récupérer des données par query (SQL) pour constituer une balance analytique ou encore des extraits de grand livre que l’on pourra transférer sur Excel.

Se limiter à ce niveau de restitution ne doit être envisagé que pendant une période transitoire nécessaire à la mise place d’un entrepôt de données (data warehouse). Au-delà, la constitution d’un ‘cube’ (base de données multi-dimensionnelle) permettra de naviguer au sein même de l’information. Il sera alors possible de constituer des tableaux de bord électroniques.

 

6.3.2. Pilotage des coûts de structures par un système BI (Business Intelligence)

 

Le tableau de bord électronique ci-dessous a été réalisé avec un produit Hypérion-Oracle : ESSBASE associé à Web Analysis. Il permet à un responsable de service (ici une direction commerciale) de suivre et de comparer les frais de fonctionnement de son département sur un mois donné ou en position cumulée, à la fois par rapport au budget et à l’historique.

 

DONNEES FICTIVES

 

SOCIETE : XXXX – DIRECTION : YYYY

 

CUMUL

 

MOIS

 
CB image 1

 

En double cliquant sur les lignes de frais, le détail des dépenses du poste apparaissent. Dans l’exemple ci-dessous ce sont les frais de déplacements qui sont ainsi ‘dépilés’ (fonction de Drill Down) :

 

DONNEES FICTIVES

 

CUMUL

 

MOIS

 

SOCIETE : XXXX – DIRECTION : YYYY

 
CB image2

 

Les frais de déplacements sont détaillés au niveau le plus bas correspondant à la nature comptable. Un petit marqueur rouge apparaît également en haut à gauche des cellules. Il est alors possible d’activer la fonction ‘Drill thru’ qui déclenche un query permettant d’extraire automatiquement le détail des écritures du mois pour la ligne sélectionnée (équivalent à un extrait de compte). Le résultat du query est bien sûr exportable vers Excel comme le montre le tableau ci-dessous correspondant à l’extrait de compte 625100.103 ‘Frais de déplacements avion’ :

 

 

 

Sans le savoir, en quelques clics, un responsable peut ainsi naviguer dans la comptabilité budgétaire. L’application permet également d’ouvrir des liens avec d’autres cubes spécialisés comme par exemple un suivi plus fin des frais de déplacements (synthèse par personne).

 

 

Le document ci-dessous correspond à un autre tableau de suivi des frais de structures d’un service administratif :

 

 

DONNEES FICTIVES

 

CUMUL

 

MOIS

 

SOCIETE : XXXX – DIRECTION : ZZZZ

 
CB image3

 

 

Le croisement des axes permet également de réaliser des tableaux de bord transversaux multi sites. Ainsi, dans le document ci-dessous,  ce sont les dépenses liées à l’environnement qui sont regroupées :

 

SOCIETE : XXXX

 
Environnt

CUMUL

 

MOIS

 

 

Les dépenses liées à l’environnement regroupent les frais de traitement des déchets et les coûts de fonctionnement des stations d’épuration. On y trouve également les redevances d’agence de bassin.

 

 

6.3.3. Le rôle du contrôle de gestion dans le suivi des coûts de structures

A partir des tableaux d’écarts, le contrôle de gestion va développer des analyses pour attirer l’attention des responsables budgétaires sur les principaux écarts de coûts de structures. En retour les opérationnels pourront apporter des explications au contrôle de gestion et aux directeurs de départements. Le contrôle de gestion peut également assister les responsables budgétaires moins ‘à l’aise’ avec les tableaux de bord électroniques.

 

Ainsi, à titre d’exemple, sur la base du tableau de bord du suivi des coûts d’environnement, le type d’analyse d’écarts ci-dessous peut être proposé :

 

 

 

Sans rentrer dans le détail des lignes d’explication, on peut remarquer la préparation importante qui est ainsi réalisée et qui va permettre au responsable budgétaire de cerner directement les principales causes d’écarts.

 

 

 

Enfin, et toujours à titre d’exemple, le document ci-contre aborde l’analyse des salaires et charges des directions industrielles.

 

Sont ainsi traités les écarts liés aux variations d’effectifs, les écarts liés aux primes versées, les écarts de taux de charge et les écarts liés au salaires bruts (hausse de salaires)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

© Copyright 2011 – Bruno THIONNET – Le contrôle de gestion opérationnel

 

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