Ø LE CONTROLE DE GESTION OPERATIONNEL

Référntiels, hiéarchies, codes catégories, organisation des référentiels, ERP,fichier articles,fichier clients, aide à la décision, outils multidimentionnels, contrôle budgétaire, contrôle de gestion, système BI, PIM, PLM                                                                     Bruno THIONNET

 

Page d’accueil : http://controlegestion.pagesperso-orange.fr/ 

 

2. L’organisation des référentiels  

 

 

L

es référentiels désignent un ensemble rationnalisé de données dont se sert un système informatique. Ces référentiels sont constitués des fichiers suivants :

 

 

§  Le fichier articles (achetés et vendus)

§  Le fichier tiers (clients, fournisseurs, salariés…)

§  Le fichier des données financières (comptabilités, gestion…)

§  Le fichier des données logistiques (plan de transport)

§  Le fichier des immobilisations

§  Le fichier des centres de charges (gestion des gammes opératoires)

§  Les étiquettes de flux (type de document)

§  Le fichier des magasins

 

 

Ces fichiers constituent l’épine dorsale d’un système, et sont interconnectés entre eux. Il est important que ces référentiels soient uniques et que l’ensemble des applications travaillent avec ces données centrales. C’est incontestablement l’un des gros points forts d’un ERP (Entreprise Ressources Planning) car un système organisé autour de pierres applicatives (progiciels spécialisés par métier) se retrouve confronté à une multiplication des fichiers référentiels, chaque application possédant alors ses propres données. Toutefois une nouvelle tendance se dessine aujourd’hui : organiser un système avec des pierres applicatives mais avec un référentiel commun et unique. Un tel système devient alors beaucoup plus performant car, sur l’ensemble des ces modules applicatifs, un ERP possède un, deux ou trois points forts. Certains sont plutôt axés sur la finance, d’autres sur la supply chain ou encore la gestion de production, jamais sur tous les domaines à la fois (cf. chapitre « Les outils du contrôle de gestion).

 

Les besoins en matière d’échanges d’informations évoluent constamment. Les catalogues électroniques des distributeurs doivent maintenant être alimentés suivant des normes standard (PIM : Product Information Manager). De même, le PLM (Product Life Management) permet de gérer le cycle de vie des produits depuis sa conception jusqu’à sa mise en production. De systèmes fermés, les référentiels sont passés sur des modes ouverts et communiquent avec l’extérieur de l’entreprise. Ces mutations ne sont pas sans conséquences sur les systèmes informatiques et par la même sur le métier de contrôleur de gestion. Nous en développerons quelques aspects en fin de page.

 

En premier lieu, nous allons surtout nous intéresser aux paramètres qui ont une implication directe sur le contrôle de gestion. Il s’agit en particulier des axes d’analyse que l’on peut créer au travers de certaines zones des référentiels appelées codes catégories.

En fonction des besoins de pilotage et des caractéristiques des activités de l’entreprise, des axes d’analyses doivent être mis en place. Certains de ces axes seront prépondérants et permettront de construire un reporting efficace ; il est alors indispensable d’organiser ces axes en hiérarchie afin de favoriser la mise en place d’un langage commun entre les différentes fonctions de l’entreprise. On trouve malheureusement encore trop de sociétés où les hiérarchies articles sont différentes entre d’une part le marketing/commercial et d’autre part le contrôle de gestion.

 

Pour la comptabilité analytique et le contrôle budgétaire on utilisera plutôt des croisements ou des combinaisons de codes catégories. Les axes d’analyse sont la plupart du temps administrés par le contrôle de gestion car le suivi budgétaire est le plus souvent normé.

 

 

2.1.      Organisation articles

 

Il est possible de créer autant d’axes d’analyse que nécessaire, mais à ce niveau nous distinguerons deux catégories :

Ø les axes majeurs organisés en hiérarchie sur lesquels va s’appuyer le reporting

Ø les axes secondaires permettant des analyses complémentaires ou correspondant à des besoins spécifiques de certains services

 

2.1.1.      Axes majeurs et hiérarchies

                   Dans l’exemple ci-dessous cinq axes majeurs sont retenus et hiérarchisés ainsi :

-         Niveau 1 = activité

-         Niveau 2 = Famille de produits

-         Niveau 3 = Marques

-         Niveau 4 = Produits

-         Niveau 5 = Articles (appelé aussi niveau 0)

 

 

En règle générale il est préférable que les trois premiers niveaux de la hiérarchie soient homogènes pour toutes les activités et familles de produits. En effet cela assurera une meilleure lecture du reporting. En dessous du troisième niveau, la hiérarchie peut se composer différemment selon les spécificités de chacune des familles de produits/marques.

 

Pour pouvoir composer une hiérarchisation différente en dessous du niveau 3, il est nécessaire de créer des couples (code catégorie, niveau hiérarchique), ceci équivaut à gérer la hiérarchie sur deux dimensions.

 

 

 

2.1.2.     Axes secondaires

 

Les axes secondaires, également appelés axes attributs, permettent d’effectuer des analyses complémentaires en dehors ou en liaison avec les axes principaux hiérarchisés.

 

Pour reprendre l’exemple précédent, sur l’activité ‘Jambons’ on peut avoir besoin des informations supplémentaires suivantes :

-         Origine Pays

-         Détail par marque de distributeur

-         Durée de sèche

-        

 

De même pour l’activité conserve, d’autres informations spécifiques peuvent s’avérer utiles :

-         Format des boîtes (1/2, 4/4, 5/4, 5/1 barquette…)

-         Détail des marques de distributeurs

-         Type de conservation (conserve, semi-conserve…)

-        

Ces axes attributs peuvent aussi servir de filtres que l’on peut croiser avec les axes majeurs, selon les besoins de l’analyse. On pourra par ailleurs regrouper des familles de produits entre elles selon les besoins de la tarification avancée et de la gestion des contrats de participations publicitaires.

 

2.2.      Organisation clients

 

2.2.1.     Hiérarchie réseaux

 

                   Une première hiérarchie clients permet d’organiser les clients selon les réseaux de commercialisation :

 

 

Dans cet exemple on distingue, à côté du réseau des Supers et Hypermarchés (H&S Market), une activité tournée vers les Professionnels (Food service), une activité de vente aux industriels (Business to Business). Cette organisation se distingue par la présence d’un marché International, lui même subdivisé par pays. Cette organisation est utilisée par des entités dont l’activité Export et peu développée.

 

A l’inverse l’organisation ci-dessous absorbe complètement les ventes export dans la hiérarchie. C’est la nature même des marchés commerciaux qui s’impose dans ce schéma et non plus un découpage géographique.

 

        

 

Comme pour les articles, il est nécessaire de mettre en place des axes secondaires pour réaliser des analyses complémentaires :

Ø Régions

Ø Pays (dans le cas ou les pays ne sont pas intégrés dans la hiérarchie)

Ø Vendeurs

Ø

 

 

2.2.2.     Axe Centrales

 

L’axe Centrales décrit l’organisation commerciale des clients, on y trouvera ainsi selon les cas :

 

Ø des super-centrales

Ø des centrales d’achat proprement dites

Ø des sous-centrales

Ø

Pour le reporting clients on utilisera principalement l’organisation relative aux points de facturation, mais pour la logistique l’organisation s’appuiera bien sûr sur les points de livraison.

L’exemple ci-dessous correspond à l’organisation d’un client de la grande distribution française (cas réel) :

 

                  

Au dernier niveau, on trouvera les points de vente.

Outre le reporting par client, l’axe ‘Centrales’ est essentiel à la gestion de la tarification avancée et bien sûr au suivi des participations publicitaires.

 

2.3.      Organisation de la comptabilité analytique

 

Ce point sera développé dans la page 6 consacrée à la comptabilité analytique et au contrôle budgétaire. Néanmoins nous pouvons dès à présent fournir quelques informations. En effet l’organisation d’une comptabilité analytique est également régie par des règles de codes catégories et de hiérarchisation, au même titre que les autres référentiels. A minima deux axes principaux assurent la mise en place de la comptabilité analytique et du contrôle budgétaire :

 

Ø L’axe des natures de dépenses

Ø L’axe des sections budgétaire

 

IMPUTATION

 

 

Si on se limite à la partie compte de résultat, les natures de dépenses (ou produits pour les centres de profit) se déversent ensuite dans les sections budgétaire. Le plus souvent il y a création (ouverture) de couples objet de compte/section pour la saisie afin d’éviter que certains types de frais (ou de produits) ne se déversent par erreur dans des centres de coûts (resp. profits) non appropriés.

 

D’autres axes d’analyse sont également accessibles dans la comptabilité analytique, parmi ceux-ci, nous pouvons citer

 

Ø Les numéros de matricule des personnels (utile en particulier pour le suivi des frais de déplacements)

Ø Les codes projets, pour le suivi de projets mettant en œuvre des dépenses transversales qui peuvent par ailleurs être déjà affectées aux sections classiques du contrôle budgétaire.

 

 Comme déjà annoncé, nous reviendrons sur ces notions dans la page 6 (suivi des coûts de structures).

 

 

2.4.      Centres de charges

 

Les centres (ou postes de charges) correspondent aux opérations élémentaires nécessitées pour la fabrication des produits finis.  Ils sont ensuite organisés et pondérés dans les gammes opératoires des produits finis et des semi-finis intermédiaires associés (cf. page gestion industrielle).

 

 

2.5.      Evolution de la gestion du référentiel articles (PIM/PLM)

 

Comme évoqué dans l’introduction de cette page, les référentiels articles connaissent de profondes évolutions en liaison directe avec l’accroissement des échanges d’information.

Il y a encore peu de temps, l’ERP s’imposait comme le garant d’un référentiel unique pour toutes les applications et leurs utilisateurs. Ce schéma de fonctionnement qui était auparavant considéré comme un point fort des ERP est maintenant battu en brèche par l’évolution des besoins et la multiplication de échanges avec l’extérieur. Cette évolution relance également la solution ‘référentiel central + applications dédiées’ (ou pierres applicatives) en opposition avec le ‘tout sous un même toit’ d’un ERP (cf. Page 9 § 9.3.). Les solutions informatiques PLM (Product Lifecycle Management) et PIM (Product Information Management) permettent de centraliser les accès aux données. Les interfaces avec d’autres systèmes internes ou externes à l’entreprise s’en trouvent ainsi facilitées.

En amont du PIM, le PLM permet de créer et maintenir les produits tout au long de leur cycle de vie, depuis les premières simulation et la définition même du produit jusqu'à sa fin de vie.

 

Beaucoup d’informations existent sur ces sujets sur le Net, nous nous limiterons ici à rappeler quelques définitions et principes de fonctionnement :

 

 

2.5.1.         Définitions :

 

Ø PLM : Product Lifecycle Management :

 

·        Le PLM désigne les solutions informatiques permettant de gérer le cycle de vie des produits, il s’applique à toutes les industries.

·        Dans l’agro alimentaire, en particulier, ce type de solution doit permettre de couvrir les besoins suivants :

 

o   la gestion des données attachées au produit,

o   la formulation et la gestion des recettes (optimisation du coût du produit fini et réponse aux appels d’offre).

o   le management des innovations

o   le contrôle réglementaire

o   l’échange de données avec les fournisseurs (portail)

o   cette application s’adresse principalement aux nouveaux concepts produits, c’est un outil principalement dédié au service R&D

o   le PLM assure la simulation des prix de revient pour les nouveaux concepts.

o   les articles existants au moment de la mise en pace d’un système PLM/PIM seront repris directement dans le PIM.

o   de même les déclinaisons promotionnelles d’articles existants seront introduits directement dans le PIM.

 

Ø GED : Gestion Electronique de Documents :

 

·        Désigne les solutions informatiques permettant la gestion de électronique de documents numériques, soit parce qu’ils ont été produit par des outils informatiques soit parce qu’ils ont été numérisés / scannés

·        Ce type de solution doit permettre le classement, la gestion des versions, la recherche, etc

 

Ø MDM : Master Data Management

 

·        Désigne les solutions informatiques permettant la gestion des données de référence et/ou référentiel, en amont des autres solutions informatiques, qu’ils s’agissent d’un ERP ou de logiciels spécialisés.

·        Dans l’industrie agro alimentaire; il convient de gérer en particulier les bases articles dans toutes leurs dimensions ; commerciale, marketing, logistique, R&D, industrielle, etc

 

Ø PIM : Product Information Manager

 

·        Désigne les solutions informatiques permettant d’alimenter les catalogues électroniques suivant les normes et standard, plus spécifiquement GS1

 

2.5.2.         Rôle et utilisation du MDM et du PIM :

 

Ø Gestion des articles :

 

Ce système est bien plus qu’un simple workflow de validation :

 

·        Les enjeux métiers concernent aussi bien les services marketing, les ventes, la logistique, etc..

·        Des aspects réglementaires viennent s’ajouter à la liste des besoins à couvrir

·        Le sujet touche toutes les applications utilisant des articles

·        Le sujet concerne presque tous les métiers de nos entreprises

 

Ø Objectis :

 

·        Homogénéiser et consolider les données ‘produits finis’

·        Partager plus de données métiers autour des produits finis

·        Publier les données vers les clients externes et internes

·        Préparer la communication aux consommateurs : traçabilité, origine, valeurs nutritionnelles, etc

 

2.5.3.         Schéma de fonctionnement

 

 

 

 

 

Rôle du CdG dans la validation PLM vers PIM

© Copyright 2011 – Bruno THIONNET – Le contrôle de gestion opérationnel

 

http://pages.perso.orange.fr/php/compteur.php?url=controlegestion&df=General&dd=B&frgb=noir&ft=4&tr=Non&md=6&pad=Oui&comma=Non

http://pages.perso.orange.fr/php/compteur.php?url=controlegestion&df=strategie&dd=B&frgb=rouge&tr=Non&pad=Oui&comma=Non