Ø LE CONTROLE DE GESTION OPERATIONNEL

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4.  Comptes d’exploitation produits / clients

 

Dans un contexte de maîtrise des budgets, pouvoir répondre à des questions stratégiques sur la rentabilité d’un produit, d’un segment de client ou d’un canal de distribution est indispensable pour prendre les bonnes décisions. C’est pourquoi la mise en œuvre d’un système permettant de restituer des comptes d’exploitation, du niveau le plus détaillé au niveau le plus agrégé, revêt une importance capitale.

 

                   4.1. Construction des comptes d’exploitation clients/produits/réseaux

 

Ce chapitre fait suite à l’analyse des marges car il s’appuie sur les mêmes sources d’informations et les mêmes principes généraux déjà évoqués précédemment. La base statistique (data warehouse) résultante de l’enregistrement des flux va fournir les données nécessaires à l’alimentation de fichiers (Excel) ou de cubes (BI).  Des calculs seront alors développés et permettront de construire des comptes d’exploitation en utilisant les fonctions associées aux différents outils : Excel : TCD, RechercheV+Index… et de préférence systèmes multi-dimentionnels (cubes)  et EIS (Executive Information system).

 

 

Quelles sont les sources de données nécessaires à la construction des comptes d’exploitations produits/clients :

1-    Les informations issues des bases de données statistiques :

 

·        Les données de facturation    à volumes, chiffre d’affaires

·        Le coût des produits vendus  à issu de l’équation des stocks sur une période donnée pour chaque article :

 


Σ (Valeur stock initial + Valeur des produits entrés en stocks – valeur stock final en K€) / (sorties de stocks en tonnes)

 

·        Les transports sur ventes lorsqu’un logiciel de pré-facturation est opérationnel

·        Les participations publicitaires dans le cas des systèmes les plus performants (module de compta d’engagement greffé à un ERP)

·        Les ristournes selon un schéma identique aux participations publicitaires

·        Les couts de transport lorsqu’une préfacturation est mise en oeuvre

 

2-    Les informations issues de la comptabilité analytique :

 

·        La main d’œuvre d’expédition (préparation de commandes) => calcul d’€/kg

·        Les frais généraux de production directs (parfois aussi appelés ‘semi-variables’ - ) => calcul d’€/kg

·        Les transports sur ventes, lorsqu’il n’existe pas de système de préfacturation => calcul d’€/kg

 

3-    Les informations issues de la comptabilité d’engagement des participations publicitaires (et application ristournes) :

 

·        Les actions commerciales (PP) sont affectées par clients et en principe par famille de produits

·        Certaines charges peuvent aussi être directement imputées par clients/articles. De plus en plus, les enveloppes promotionnelles sont intégrées aux accords commerciaux annuels et la tendance et d’affecter ces coûts au niveau de la maille de négociation (famille de produits ou activité)..

                           

         Les comptes d’exploitation produits et clients seront développés en direct costing évolué, c’est à dire jusqu’à la marge sur coûts directs (cf. Chapitre 1). L’affectation de frais fixes   en €/kg ou en pourcentage (méthode des coûts complets)  alourdit les calculs et peut induire des erreurs de raisonnement.

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         4.2. Comptes d’exploitation produits/réseaux

 

Les comptes d’exploitation produits seront organisés selon les hiérarchies produits et réseaux en vigueur dans l’entité concernée (cf chapitre référentiels). La présentation s’appuiera sur le haut du modèle du P&L de gestion (cf chapitre 1).

 

 

Deux types de ratios seront calculés : un pourcentage du CA 3xnet et un €/Kg. C’est surtout ce dernier indicateur qui sera utilisé pour développer des analyses et qui permettra d’observer l’évolution des rentabilités produits. On peut ainsi développer à ce niveau des calculs d’analyse d’écarts de marges mais qui resteront assez globaux et qui ne permettront pas d’isoler les écarts de prix et mix de façon précise.

 

On s’intéressera ainsi à l’évolution des rentabilités dans le temps, en particulier au niveau de la COP (contribution opérationnelle produits) autrement intitulée ‘Margin on direct costs’.

Les diagrammes ‘Bulles’ sont particulièrement bien adaptés à la présentation des rentabilités des activités d’une société. Pour construire les graphiques on utilisera les axes suivants :

·        Axe volume :       traduit la variation d’activité

·        Axe €/Kg COP :  traduit la variation de la profitabilité

·        Axe COP K€ :     restitue le poids contributif de l’activité (résultante)

 

 

4.3. Comptes d’exploitation clients

 

Pour les comptes d’exploitation clients, la même définition du P&L sera utilisée. De même les diagrammes ‘Bulles’ donneront une bonne image de la carte de rentabilité des clients :

 

En complément de ces deux types d’analyse/présentation il est possible de développer d’autres approches : par marques, par articles (hit parade des rentabilités société, réseau, clients…) mais aussi en fonctions des différents croisements d’axes.

 

4.4. Cotations produits

Tout projet de création d’un nouvel article doit faire l’objet d’une simulation de compte d’exploitation afin d’approcher la rentabilité attendue. Une cotation doit être établie qu’il s’agisse d’un lancement de gamme, d’une réponse à une demande distributeur, d’une promotion ou encore d’une modification substantielle des paramètres économiques d’une référence.

Le processus suivant doit être respecté :

v Détermination du besoin (cahier des charges du produit)

v Construction du prix de revient

o   Prix d’achat matières et emballages

o   Nomenclature et gamme opératoire :         usines ↔ contrôle de gestion

v Détermination du positionnement prix (PMC)

v Prise en compte des conditions commerciales

v Construction du compte d’exploitation

 

4.4.1. La collecte des informations

C’est une étape importante du processus. En effet si le cahier des charges du produit n’est pas bien établi, les prix de revient seront approximatifs et la pertinence de la cotation s’en ressentira fortement.

L’objectif est de collecter à minima les informations suivantes.

 

                   Au-delà, pour les spécifications du prix de revient, un document associé au type de produit pourra être établi. L’exemple ci-dessous se rapporte aux process du saumon fumé :

 

                           

Ce travail peut sembler rébarbatif aux chefs de produits ou aux responsables commerciaux, néanmoins c’est sans doute le seul moyen pour limiter les mauvaises surprises à l’arrivée.

 

4.4.2. Construction du prix de revient

Lorsque la description produit est complète, le prix de revient peut être établit. Le contrôle de gestion de production, en relation avec les responsables usines, bâtit un coût variable standard. Au préalable les hypothèses achats auront été collectées, qu’il s’agisse des matières premières ou des emballages. Ci-dessous sont représentées deux cotations pour des produits de process différents :

 

 

Il s’agit de simulations réalisées sous Excel. Il est aussi possible de créer des prix de revient directement sur l’ERP dans une base test, à condition toutefois que l’ensemble des composants élémentaires et des postes de charges soient déjà créés dans le référentiel, ce qui est rarement le cas pour les nouveaux produits.

 

En synthèse, le cycle de création et de validation des cotations peut se résumer ainsi :

 

Initialisation

 

 

La R&D est aussi un acteur important de la chaine de cotation, dès lors qu’il s’agit d’un nouveau concept produit.

Le compte d’exploitation Produit est l’aboutissement de la demande de cotation.

 

4.4.3. Compte d’exploitation : cotation

Le compte d’exploitation produit est monté par le contrôle de gestion commercial. Il permet de rassembler l’ensemble des données de la cotation. Le modèle retenu ci-dessous est de type ‘coût complet’ :

 

Le raisonnement en Direct Costing est bien sûr suffisant, et particulièrement lorsqu’on dispose d’un référent pour comparer la rentabilité d’un nouveau produit avec la moyenne de la famille auquel il peut se rattacher (Budget Target).

Toutefois l’affectation de frais fixes sous la marge sur coûts directs permet d’accrocher une notion de point mort pour les opérationnels qui ne sont pas habitués à gérer les €/kg référents. On y trouve donc un intérêt pédagogique, c’est là la seule utilisation qui peut être faite du coût complet

 

 

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